Cómo montar tu catálogo de ingredientes desde la primera factura
Casi todo el mundo se atasca aquí: sube su primera factura, ve que no reconoce ni una línea y piensa que la aplicación no funciona. Funciona, lo que pasa es que todavía no sabe qué compras tú. Se resuelve en un clic.
Paso a paso
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Sube la factura tal y como te llega
En Compras, sube el PDF que te manda el proveedor o una foto del papel. No hay que preparar nada antes ni dar de alta ningún producto: se empieza por aquí precisamente para no tener que teclear el catálogo.
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Espera a que la lea
La lectura arranca sola en cuanto se sube el fichero y tarda alrededor de un minuto, según lo larga que sea la factura. En el vídeo esa espera va acelerada. Puedes cerrar la pestaña: sigue leyéndola por su cuenta.
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No reconoce ninguna línea, y es lo normal
Verás un aviso diciendo que no reconoce ninguno de los productos. No es un fallo de lectura: las líneas están bien leídas, con su cantidad y su precio, pero tu catálogo está vacío y no hay con qué emparejarlas. La primera vez le pasa a todo el mundo.
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Dalos de alta todos de una vez
El botón del aviso crea los productos que faltan en tu catálogo, cogiendo de la factura el nombre, la cantidad y el precio de cada uno. Luego puedes cambiar lo que quieras. Es la alternativa a darlos de alta a mano uno por uno, que con una factura de veinte líneas es media tarde.
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Aplica la compra al stock
Al aplicar, las cantidades entran como lotes en tu almacén y los precios quedan asociados a cada producto. Si prefieres no tocar el stock, puedes guardarla solo como referencia de precios.
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En la siguiente compra ya se reconocen solas
Esto solo pasa la primera vez. A partir de ahora gramo reconoce esos productos en cuanto vuelvan a aparecer, aunque el proveedor los escriba de otra manera, y la factura te llega casi resuelta.
Preguntas frecuentes
¿Y si la factura trae productos que no quiero en el catálogo?+
Los das de alta todos y luego borras los que no te interesen, o marcas esa línea como que no es un ingrediente. Suele salir más a cuenta que ir línea por línea desde el principio, porque los portes y los descuentos son dos o tres líneas de veinte.
¿Los precios que coge son los buenos?+
Coge el precio unitario tal y como viene en la factura. Si compras por cajas, revisa el formato de compra para que el coste por unidad salga bien; eso está explicado en la lección de productos que se compran por cajas.
¿Puedo subir varias facturas seguidas antes de revisarlas?+
Sí. Cada una se lee por su cuenta y quedan esperando revisión. Ahora bien, la primera conviene terminarla entera: en cuanto el catálogo tiene productos dentro, las demás llegan mucho más resueltas.